软件公司的商帐管理

北京中关村的一家软件企业，同时兼营一些网站制作及推广业务。公司在经营中累积了大量的债权，严重影响公司的运营。这些债权有这样的特点：1、债权极为分散，债权总数只有一百多万元，但是却有一千多笔，最少的一百块，最多的也只有几万块；2、时间长，这是公司经营中历年积累下来的，大约有三分之一已经过了两年的诉讼时效；3、材料混乱，这些债权的形成以及相关材料很多无处查询，没有人很清楚的知道；4、这样一些小的债权还在不断产生；5、公司并没有任何人具体负责这些债权的催收。

无疑那家软件公司的债权催收将面临巨大的困难。1、债务人公司是否存在？一些小的公司，经营不好就不去年检，让公司自然消亡，公司都没有了，自然债权也要不到了；2、公司的经营地址和联系方式是否发生变化？一般的公司都是租赁写字楼办公，一年一搬家很常见，一搬家联系方式等全部发生变化，必须重新找到新地址所在；3、原来的经办人是否还在？这看起来与债权的催收并没有关系，其实关系很密切，一般小公司没有完善的文件保管制度，经办人走了，这么小的一件事情，也许移交工作时并没有做交代，没有人知道这件事情，那么当然不会轻易付给你钱；4、如果债权数额较大还要考虑，债务人是否有偿还的经济能力。

如果债务人不想还钱，那么只有起诉，但是起诉的成本巨大。无论案件的大小，基本工作量是一样的，必须捋清法律关系，整理好证据材料，去工商局查询债务人的工商注册材料，找到公司注册地址和法定代表人，然后才能制作诉讼文书。起诉要去法院五次，立案一次、开庭一次、领判决书一次，申请执行一次，领执行款一次，如果幸运的话，可以少去几次，当然也可能比五次要多。很多小公司被郊区的税收优惠政策吸引注册在郊区，但是却在市里办公，这样必须要去郊区起诉，往返郊区的时间和交通成本是很高昂的。到法院起诉要交诉讼费，工商局查询要交纳查询费，如果加上律师费，每个案件的成本可能高达一万元，那么对于标的额在一万以下的诉讼案件根本就没有诉讼的意义。

根据美国商法联盟调查数据显示，当逾期时间为一个月时间，追帐成功率为93.7%，当逾期半年时，成功率降为57.8%，当逾期两年左右，成功率为13.5%。美国企业的应收帐款回收期平均只有37天，而中国企业平均为100多天。美国公司追帐的成功率为60%以上，而中国企业的成功率不到20%。根据中国的国情，以及我们工作中的实务经验，对于这些小额的债务必须建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面将探讨这个催收制度的建立。

一、健全内部合同管理
合同管理不仅仅是保管合同原件，更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等，都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的，对于一些小的合同，原件虽然在公司的专人手中，但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中，业务人员走了，该资料也就没有了，合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉，没有人手头有完整的材料。

合同保管要强调责任制，在合同执行阶段，合同可以由业务人员或业务部门经理保管，凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明，由具体经办人对合同的执行情况进行说明，将材料列个清单，可以做成格式直接填写。

二、强化催收
中国讲人情，在我们的实务工作中发现，越是关系好，可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付，而是不想支付，想想现金在自己公司握着多主动，而且可以生息，总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急，谁急就先付给谁。而如果碍于面子，就只能等到最后了，万一对方资金一紧张，这帐就成了陈年老帐了，所以要加强货款催收。

催收也要讲策略，按过程分别进行排布。

第一步，直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的，业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员，可以可怜兮兮去找对方，“大哥，你要是不给我钱，我就要失业了。”，这样博得同情心，小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长，给予两周的时间就行了，没有效果进入下一步。

第二步，财务部核帐。财务部核帐有两个目的，第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了，二是和对方核帐，确认欠款的事实与数额。这个很重要，一旦发生诉讼有这张核帐单，双方的法律关系就非常的简单了，不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵，拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐，还要催收款项，财务部人少，自然没有人专职来打要帐电话，可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。

第三步，以上措施都没有效果，那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说，你再等几天，我们马上有一笔到帐，一到就给你，这样的话，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月，仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门，由法律部门进行处理。

三、果断采取法律措施
很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系，失去了一个客户。这是中国国情，确实是要考虑的，但是只要想想，做任何的业务都是以赢利为目的的，如果对方不支付帐款，那么要这个友好的业务关系做什么？与其拖到以后翻脸，再对簿公堂，不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。

采取法律措施，也能考虑到中国国情，不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼，说要采取法律措施了，再不理睬，发个律师函，最后才起诉，这样的话对方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好讲了。

作者：王瑜，北京律师，电话：010-51662214，
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交通部


关于印发《“九五”交通部行业联合科技攻关计划管理办法》的通知
1995年12月11日，交通部

各省、自治区、直辖市交通厅（局、委、办）：
《“九五”交通部行业联合科技攻关计划管理办法》，已由部行业联合科技攻关理事会原则通过，现正式印发给你们，请认真贯彻执行。

“九五”交通部行业联合科技攻关计划管理办法

一、总 则
第一条 为实施科教兴国、科教兴交战略，充分发挥部和省、自治区、直辖市交通厅局两级交通管理部门的积极性，促进科技与交通发展的紧密结合，加速科技成果转化为现实生产力，在各省、自治区、直辖市交通厅局继续执行各自的科技进步计划的同时，自1996年起，在部科技进步年度执行计划中，继续安排《“九五”交通部行业联合科技攻关计划》。
第二条 交通部行业联合科技攻关计划的宗旨是，根据《公路、水运交通科技发展“九五”计划和到2010年长期规划》的总体要求，结合各省、自治区、直辖市的特点和需求，针对重点工程建设、技术装备的开发、新技术的推广应用等方面的关键技术问题，实行“集资投入，共同管理，协调计划，联合攻关”，以促进公路、水运交通全行业的科技进步。
第三条 为保证《“九五”交通部行业联合科技攻关计划》任务的顺利开展和完成，科学、合理、规范地实施组织管理，特制定本管理办法。

二、管理机构
第四条 在交通部的领导下，《“九五”交通部行业联合科技攻关计划》由部科学技术司和集资参加联合科技攻关工作的省、自治区、直辖市交通厅局共同组成交通部行业联合科技攻关理事会负责管理。
第五条 各省、自治区、直辖市交通厅局按规定交齐“九五”行业联合科技攻关所需经费（集资额）的单位，即成为本理事会理事单位，理事单位指定的负责人则为理事会理事。
第六条 交通部行业联合科技攻关理事会（以下简称“理事会”）设名誉理事长一人，由部主管科技工作的副部长担任；设理事长一人，由科技司司长担任；设副理事长三人，其中常设副理事长由部科技司主管科技计划的副司长担任，另二名副理事长由理事会推选轮流担任。
第七条 理事会全体会议是行业联合科技攻关工作的决策机构，其职责是：
1．制定或修改《“九五”交通部行业联合科技攻关计划管理办法》；
2．听取和审议理事会办公室的工作报告；
3．审定理事会领导人员；
4．讨论并决定《“九五”交通部行业联合科技攻关计划》项目的立项或中止；
5．讨论并决定年度经费的使用原则，审议年度预决算；
6．讨论并决定奖惩事项；
7．讨论并决定有关行业联合科技攻关工作的重大问题。
第八条 理事会理事单位的义务：
1．按规定交纳参加行业联合科技攻关所需的经费；
2．作为主持单位负责对所申报并被理事会批准的行业联合科技攻关项目的实施管理，并督促、协助承担单位按合同完成所承担的行业联合科技攻关任务；
3．指派一名科技处长为理事会联络员，参与行业联合科技攻关日常管理工作；
4．完成理事会委托的有关行业联合科技攻关方面的工作；
5．为行业联合科技攻关理事单位的工作提供方便和支持；
6．“九五”期间中途退出时，不再追索所交纳的集资经费。
第九条 理事会理事单位享有下列权利：
1．参加理事会的有关会议和理事会组织的其他活动；
2．对理事会和行业联合科技攻关工作提出建议；
3．行使表决权、选举权，并有被选举权；
4．了解和检查督促交通部行业联合科技攻关计划项目的进展情况，获取项目成果报告；
5．单独或联合其他理事单位申请交通部行业联合科技攻关计划项目，并主持理事会批准的项目的组织实施工作。
第十条 理事会办公室是理事会的办事机构，设在交通部科学技术司内，其成员由部科技司政策计划处人员兼任。其职责是：
1．处理理事会的日常工作；
2．参与筹备理事会全体会议，向理事会提出年度工作报告和预决算报告；
3．参与联络员会议，商讨交通部行业联合科技攻关有关工作；
4．承接理事会理事单位提出的项目申请，并负责组织向理事会联络员会议和理事会全体会议提出立项建议；
5．了解、掌握交通部行业联合科技攻关计划执行情况，协助主持单位做好组织、协调和督促工作；
6．组织交通部行业联合科技攻关计划项目的验收、鉴定，并及时组织将成果报告分送各理事单位；
7．完成理事会交办的其他工作。

三、计划编制和组织实施管理
第十一条 “九五”交通部行业联合科技攻关计划采取年度计划方式编制，由组织单位（交通部科学技术司）组织理事会各理事单位共同完成，由交通部统一下达。
第十二条 “九五”交通部行业联合科技攻关项目的选择，以《公路、水运交通科技发展“九五”计划和到2010年长期规划》为指导，遵循“目标明确、适应市场、重点突破、协调发展、加速转化、重在应用”的原则，同时根据省、自治区、直辖市交通厅局科技发展的需求，重点开发或推广应用具有行业或地区特色的、支撑省市交通发展、促进交通科技整体水平上新台阶的先进适用技术和高新技术。
行业联合科技攻关项目的选择要尽量避免重复开发，并要充分考虑与技术改造、基本建设、技术引进、运输生产等的衔接和结合。
“九五”期间各理事单位所主持的行业联合科技攻关项目经费总额不多于各理事单位集资额及部匹配所相应的资金额度。
第十三条 “九五”交通部行业联合科技攻关计划立项程序：
1．由理事会各理事单位按照项目选择原则，经审查签署意见后，向理事会办公室提出立项建议；
2．理事会办公室组织有关方面的专家对建议项目提出咨询意见；
3．联络员会议对经过评议的项目进行协调和综合平衡后，由理事会办公室综合向理事会全体会议提出预选项目建议草案；
4．经理事会全体会议批准（需有1／2以上的实际票数通过）的项目，组织单位统一编入部科技进步年度执行计划，由部下达实施。
第十四条 本年度未完成的项目按计划由组织单位结转列入下一年度执行计划。
第十五条 年度计划项目遇有下列情况之一，则须撤消：
1．经实践证明所选技术路线不合理或无实用价值的；
2．国内已有相同或更高水平同类科技成果并实用化的；
3．项目执行不力，长期拖延或技术骨干发生重大变化，使计划无法执行的；
4．与项目结合的基本建设、技术改造、技术引进和运输生产任务发生变化而不落实的；
5．集资经费以及与项目相匹配的自筹资金、贷款、外汇和原材料、燃料动力等条件长期不落实的。
撤销的项目，由理事会办公室提出意见，商组织单位和项目主持单位后，提请理事会全体会议批准执行。
第十六条 承担单位在计划的执行过程中，如需对合同书中所列攻关目标、内容、进度进行调整时，应与项目主持单位商定后提出申请，由组织单位审批后执行。
第十七条 “九五”交通部行业联合科技攻关计划采用合同方式管理。由主持单位负责，并商组织单位，择优选择承担单位（必要时可向社会招标），合理组织优势力量，确定合同内容。由组织单位、主持单位与承担单位签订项目合同。
第十八条 在项目实施过程中各有关方的主要职责是：
1．组织单位：
（1）作为联络员的组长单位召开联络员会议；
（2）筹备理事会会议；
（3）编制并下达年度执行计划；
（4）及时制定拨款计划并划拨经费；
（5）检查项目进展情况，负责统计报表，组织验收鉴定。
2．主持单位（申请项目的理事单位）：
（1）提出项目申请；
（2）负责项目的组织与实施；
（3）为承担单位提供必要的支撑条件；
（4）及时提出年度计划及经费预算；
（5）检查督促承担单位按合同要求完成任务；
（6）参与验收鉴定。
3．承担单位：
（1）严格执行合同，按合同规定的内容和进度完成攻关任务，并提出验收鉴定所需技术总结和经费报告；
（2）及时提交攻关进度、年度经费使用报告和统计报表；
（3）负责按期偿还应偿还的拨款；
（4）协助完成验收鉴定的准备工作。
第十九条 在行业联合科技攻关工作中作出显著贡献的单位和个人由理事会进行表彰和奖励；凡因管理不善等原因而导致项目不能按计划执行，甚至造成损失的，应视情况追究相应责任。

四、经费管理
第二十条 交通部行业联合科技攻关经费的来源为：
1．参加行业联合科技攻关的省、自治区、直辖市交通厅局理事单位的集资经费，每份集资额为200万元；
2．部匹配经费，相当于地方交通主管部门理事单位集资总额的百分之五十，由部科技经费支出；
3．按有偿合同回收的科技经费；
4．其他渠道筹集的资金。
第二十一条 行业联合科技攻关经费的使用范围：
1．行业联合科技攻关项目的科技补助费；
2．行业联合科技攻关项目的前期工作费，总额按不超过行业联合科技攻关经费总数的1．0％提取；
3．所需的行业联合科技攻关工作管理费用，其总额按不超过行业联合科技攻关经费总数的2．5％提取；
4．为在行业联合科技攻关工作中作出显著贡献的单位和个人提供奖励资金，其按不超过行业联合科技攻关经费总数的1．5％提取；
5．其他由理事会全体会议同意支出的费用。
第二十二条 行业联合科技攻关经费要做到帐目公开，并设立专门帐户，专款专用，不得截留挪用或挤占。
第二十三条 行业联合科技攻关经费属补助性质，经费使用参照财政部关于科技三项费用的管理办法执行，项目相应的配套经费，包括工程费用、应属基建费开支的仪器设备购置费、技术改造经费等仍按原渠道解决。各级财政部门对经费使用情况有权进行监督、检查。
第二十四条 每年一月底前主持单位提出经费预算和年度计划，由组织单位汇总后，按照项目工作进展情况分批将年度经费下达到课题的主持单位，并由主持单位拨到承担单位。
第二十五条 视项目性质和效益不同，行业联合科技攻关项目经费实行无偿使用、部分偿还等不同办法。项目类型及偿还额度和期限要在合同中确定。偿还的经费按比例分别交回组织单位和主持单位。
第二十六条 项目经费实行一次确定，分期拨付；年终结存经费应转入下年度使用；工作全部完成后，应在申请验收、鉴定时作出项目经费决算报告报送主持单位和组织单位。
第二十七条 项目因故经准撤消或中止时，承担单位应将剩余经费和器材处理收入，悉数交回主持单位。

五、成果管理
第二十八条 项目完成后，应及时作出工作总结，并将研究报告、技术总结及有关资料，按规定上报主持单位和组织单位，经组织单位和主持单位共同组织鉴定并验收合格后，项目方告结束。行业联合科技攻关计划项目的成果鉴定按国家科委规定的鉴定办法进行。
第二十九条 在项目执行过程中的所有实验记录、数据、报告等，在任务完成后，应按照技术档案管理办法整理归档，不得散失。
第三十条 取得成果的单位有推广攻关成果的责任，应及时将研究报告分送理事会各理事单位。为加速科技成果转化为现实生产力，促进科技成果的商品化、产业化，要采取各种有效措施鼓励科技成果的有偿转让，对在科技成果推广应用中作出贡献的单位和个人，要给予适当的奖励。
第三十一条 项目研究成果可以申请各级科技进步奖、自然科学或重大发明奖；凡符合专利条件的，承担单位应及时向专利部门申请专利。

六、附 则
第三十二条 本办法由理事会全体会议通过，经交通部批准后执行，并由交通部科技司负责解释。